Vous n’aurez plus à vous demander qui a pris tel ou tel objet ou où se trouvent les biens de valeur de votre entreprise. Une solution de check-in/check-out vous permet d’enregistrer l’heure à laquelle les articles ont été empruntés, rendus et qui les a pris. Les applications de suivi des outils, de gestion des fichiers, de bibliothèque et de location peuvent toutes tirer parti du flux de processus et de l’amélioration de la responsabilité inhérents à une solution d’enregistrement et de sortie. Gérez mieux les articles dont la propriété ou la possession est fluctuante en définissant des gardiens, des emplacements et en associant les transactions à des projets spécifiques.
En utilisant la bonne combinaison de technologie de numérisation et de logiciel de suivi, la mise en œuvre d’un système d’enregistrement et de sortie est facile et peut même être un processus sans surveillance. Scannez la carte d’identité de l’utilisateur, scannez les articles et vous êtes prêt à partir.
Quels sont les principaux avantages d’un système d’enregistrement et de sortie ?
Un système de check-in/check-out offre les avantages suivants en termes d’économies :
- Exactitude – Tenir un registre complet de l’emplacement de chaque bien et de la personne qui en est responsable.
- Simplicité – Traitez rapidement chaque transaction en quelques balayages.
- Efficacité – Réduire le temps nécessaire à la localisation des articles.
- Responsabilité – Tenez chaque utilisateur responsable de tous les éléments qu’il utilise.
Qu’est-ce que le Check-In/Check-Out ?
Un système de check-in/check-out est un type particulier de solution de suivi des actifs qui est spécifiquement axé sur les actifs circulants comme les outils, les dossiers et les articles de location ou de bibliothèque. Dans ce cas, vous vous préoccupez surtout de savoir qui détient actuellement l’objet et quand il doit être rendu. Toute application dont les biens changent constamment de propriétaire peut bénéficier de la visibilité offerte par une solution de contrôle d’entrée et de sortie.
Comme c’est le cas avec tous les systèmes de suivi des actifs, chaque article sera étiqueté de manière unique avec une étiquette à code-barres. Si vous avez cinq instances d’un même article, chacune aura son propre code-barres permettant de les suivre individuellement. Chaque actif aura une multitude de caractéristiques que vous suivrez tout au long de sa vie pour vous assurer que chaque utilisateur retourne le bon actif et dans le même état qu’il a été délivré. Une fois que chaque article est étiqueté correctement, nous pouvons commencer à suivre les transactions d’entrée et de sortie.
Dans un système de contrôle d’entrée/de sortie, vous suivez le moment où un bien quitte une zone de stockage désignée et qui prend l’article. Chaque article peut avoir une période de prêt similaire à celle d’un livre de bibliothèque et peut même être assorti d’amendes en cas de retour tardif. Puisque vous disposez d’une base de données des utilisateurs et des biens, vous saurez toujours qui possède actuellement un article et quels sont les utilisateurs précédents, ce qui vous permettra de suivre les responsabilités. Ce type de système permet d’éviter l’utilisation abusive d’articles, car vous saurez toujours qui a utilisé un article en dernier. Grâce à un solide système de contrôle d’entrée et de sortie, vous ne serez jamais pris en flagrant délit de recherche d’articles, car la responsabilité de chaque bien sera toujours confiée à quelqu’un.
L’utilisation de codes-barres et de scanners est un moyen très simple de rendre un système d’enregistrement/de sortie rapide et efficace. Un simple balayage de l’identifiant de l’utilisateur et des actifs vous permet d’emprunter des articles. Lorsque les articles sont retournés, vous procédez exactement de la même manière. L’intérêt de ce type de mise en œuvre est que l’ensemble du processus peut se dérouler sans surveillance. Chaque utilisateur peut scanner lui-même les biens qu’il utilise sur une station PC avec un scanner de base. Grâce à l’utilisation d’un ordinateur mobile, le processus d’enregistrement et de départ peut prendre en charge plusieurs sites et le suivi des chantiers.
Au-delà du suivi quotidien, la plupart des systèmes d’enregistrement/de sortie fournissent également des rapports détaillés sur l’utilisation des biens. Comme vous disposez d’un enregistrement de chaque transaction, vous pouvez facilement établir un rapport sur les articles les plus ou les moins utilisés afin d’apporter des modifications à votre collection d’actifs. De même, vous pouvez établir des rapports sur l’âge des actifs afin de mettre au rebut les vieux produits si nécessaire ou de rappeler les programmes de maintenance. Indépendamment de ce que vous suivez, si vous êtes propriétaire de biens à vélo, un système de contrôle d’entrée et de sortie bien conçu vous permettra de tenir vos biens à jour et de réduire le nombre d’articles perdus ou volés.
De quoi devez-vous tenir compte lorsque vous créez un système d’enregistrement et de sortie ?
Pour mettre en place un système d’enregistrement et de sortie efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
- Combien d’actifs allez-vous suivre ? Combien d’utilisateurs avez-vous ?
- Les articles auront-ils un délai maximum de sortie ?
- Devez-vous évaluer les frais de retard ? Des amendes pour les articles endommagés ou perdus ?
- Les articles sont-ils déjà étiquetés de manière unique ? Avez-vous besoin d’une imprimante de codes à barres ?
- Le processus de paiement doit-il être mobile ou fixe ?
- Avez-vous besoin que votre système fonctionne sans surveillance ?
- De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
Quels sont les composants d’un système d’enregistrement et de sortie ?
Un système de check-in/check-out consiste en une combinaison de plusieurs composants :
- Logiciel de contrôle d’entrée et de sortie – Le logiciel est l’épine dorsale de tout système et détermine les fonctions et les options disponibles. Les principales préoccupations lors du choix de l’un d’entre eux sont le niveau de détail des rapports disponibles et la prise en charge des mises à jour par lots ou en temps réel.
- Scanner de codes à barres – Pour les applications fixes ou sans surveillance, un scanner de codes à barres de base est un moyen facile de saisir les informations relatives aux utilisateurs et aux articles dans votre logiciel de suivi.
- Ordinateur mobile – Si vos biens sont situés à plusieurs endroits ou si vous avez besoin d’un suivi sur place, un ordinateur mobile peut exécuter votre application de suivi et effectuer le processus complet d’enregistrement et de sortie.
- Imprimante de codes à barres – Tous les articles de votre piscine doivent porter un identifiant unique pour être correctement suivis. Les codes-barres sont l’option la plus simple et la plus rentable pour donner une identité à chaque article.