La collecte et la tenue de registres précis de vos immobilisations peuvent être une tâche longue et coûteuse. La bonne solution intégrée de suivi des actifs vous permettra de contrôler fermement les équipements précieux de votre entreprise. L’objectif de tout système robuste est de maximiser l’efficacité du contrôle de vos actifs et de minimiser la perte de vos équipements.
Grâce à la combinaison d’ordinateurs mobiles et de logiciels de gestion des actifs, vous pourrez accélérer vos tâches d’audit et suivre vos actifs en temps réel. Cela vous permettra d’être plus efficace dans votre planification de la production et de réduire les temps d’arrêt. Le logiciel de gestion vous permettra également de programmer la maintenance ou les services nécessaires à vos équipements aux moments opportuns. Grâce à une solution complète comprenant la technologie d’impression de codes à barres/RFID, des ordinateurs mobiles et des logiciels, vous pouvez gérer vos actifs de manière précise et efficace.
Quels sont les principaux avantages d’un système de suivi des actifs ?
Toutes les entreprises possèdent une collection d’actifs qu’elles doivent entretenir. Avec la bonne solution en place, vous pouvez obtenir un contrôle plus détaillé de vos actifs et un meilleur retour sur investissement grâce aux avantages suivants :
- Productivité – Collectez des données plus rapidement et de manière plus détaillée.
- Précision – Éliminer l’erreur humaine.
- Conformité – Rapports flexibles grâce à des enregistrements plus précis.
- Responsabilité – Faire respecter la responsabilité personnelle et l’obligation de rendre compte des actifs de l’entreprise.
Qu’est-ce que le suivi et la gestion des actifs ?
Chaque entreprise utilise des centaines d’actifs au quotidien. Un « actif » est tout ce qu’une entreprise utilise en interne, comme du matériel informatique, du matériel de bureau, des outils, etc. Une solution de gestion des actifs correctement intégrée peut aider votre entreprise à suivre avec précision et efficacité tous les actifs de votre société. Plutôt que de perdre du temps à rechercher et à remplacer des biens perdus, vous pouvez garder la trace de tous vos biens précieux grâce à un système complet de suivi des biens, pratique et facile à utiliser, qui est géré régulièrement.
La première étape dans la détermination d’un système de suivi des actifs est de comprendre si vous avez affaire à des actifs ou à des stocks. Les actifs sont des objets « permanents » qu’une entreprise utilise en interne, comme des ordinateurs, des outils ou du matériel pédagogique. Même si les employés peuvent emprunter l’objet pour un projet donné, ou même l’utiliser chez eux, un bien appartient en fin de compte à l’entreprise et doit lui être rendu. Un actif est toujours suivi comme un élément unique. Même si vous avez 10 copies du même PC ou outil, vous gérez chaque instance comme un article individuel avec sa propre étiquette de code-barres ou étiquette RFID. La principale préoccupation est d’avoir des informations précises sur chaque objet spécifique, comme l’emplacement, l’état, la date d’achat, la valeur, le gardien, le dernier entretien, etc.
Le suivi des stocks, quant à lui, fait référence aux articles qui sont vendus, distribués ou consommés par une entreprise. Ces articles « temporaires » comprennent les articles de détail et les fournitures de bureau. Dans ce cas, vous pouvez avoir 100 boîtes d’agrafes en stock et lorsque vous utilisez une boîte, la quantité suivie diminue d’une unité. Vous ne vous souciez pas de savoir quelle instance spécifique a été vendue, mais plutôt qu’une instance sur 100 a été supprimée. En fin de compte, vous voulez savoir quelle quantité vous avez en stock et quand en commander davantage.
Suivi des stocks et des actifs
Pour commencer, examinez vos besoins en matière de suivi à l’aide du tableau ci-dessous afin de déterminer si vous avez besoin d’un suivi des stocks ou des actifs.
| Description | Actif | Inventaire |
|---|---|---|
| Les objets utilisés en interne, tels que les ordinateurs, les outils et le matériel pédagogique. | – | |
| Suivi de la dépréciation des actifs de l’entreprise | – | |
| Contrôler l’entretien des équipements de l’entreprise | – | |
| Les articles sont destinés à la vente ou à la revente | – | |
| Capacité à suivre/suivre les niveaux de réapprovisionnement | – | |
| Les objets sont « temporaires » et/ou souvent remplacés, comme le papier, les stylos et autres consommables. | – | |
| Les employés peuvent contrôler les objets à l’entrée et à la sortie | – | – |
Le logiciel de suivi des actifs est le cerveau de tout système, car il est la source de toutes vos informations sur les actifs et détermine la manière dont vous interagissez avec ces informations. Normalement, vous exécuterez une instance du logiciel sur un PC de bureau, tandis que les appareils mobiles disposeront d’une version simplifiée du logiciel pour les fonctions nécessaires sur le terrain. En fonction de vos besoins en matière de mises à jour en temps réel ou par lots, certains logiciels prendront en charge l’un ou l’autre. L’instance de bureau contiendra la base de données complète et détaillée des actifs, permettra l’impression d’étiquettes et l’exécution d’une variété de rapports. L’établissement de rapports est un aspect très important de tout logiciel de suivi, car il vous donne une meilleure visibilité de votre collection d’actifs. Les rapports permettent de savoir quand les articles doivent être remplacés ou entretenus et fournissent une analyse générale des actifs. Il existe de nombreuses applications de suivi des actifs et il est essentiel de déterminer celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise pour obtenir un système productif et utile.
Que devez-vous prendre en compte lors de la création d’un système de suivi des actifs ?
Pour mettre en place un système de suivi des actifs efficace et réactif, il faut répondre à quelques questions clés :
- Combien d’actifs devez-vous suivre ?
- Quel type d’actifs suivez-vous ?
- Où sont situés les actifs ? Combien de sites avez-vous ?
- Les actifs sont-ils déjà étiquetés ? Utiliserez-vous des étiquettes à code-barres ou RFID ?
- Avez-vous besoin de mises à jour en temps réel ou peut-on utiliser la collecte par lots ?
- Quel type de relation devrez-vous entretenir avec le système ?
- Combien d’utilisateurs aurez-vous ? Bureau et mobile.
Quels sont les composants d’un système de suivi des actifs ?
Tous les systèmes de suivi des actifs se composent de trois éléments essentiels :
- Logiciel de suivi des actifs
– Le logiciel est l’épine dorsale de tout système et détermine les fonctionnalités et les options disponibles. Les principales préoccupations au moment de prendre une décision sont le niveau de détail des rapports disponibles et la prise en charge des mises à jour par lots ou en temps réel. - Ordinateur mobile
– Les actifs sont répartis dans l’ensemble de l’entreprise. Un appareil mobile vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires et d’apporter des modifications sur place. En fonction de la robustesse de votre environnement et de votre budget, un large éventail de dispositifs peut être utilisé. - Imprimante code-barres/RFID
– Tous les actifs doivent avoir un identifiant unique pour être correctement suivis. Les codes-barres sont l’option la plus simple et la plus rentable, mais les étiquettes RFID offrent des avantages supplémentaires avec la numérisation sans fil des biens et la possibilité d’automatiser l’ensemble du processus.
