Chaque organisation a besoin de suivre de manière fiable les présences afin de garantir l’ordre et le contrôle partout, de l’atelier de production à la salle de classe. Le fait de disposer de données précises et faciles d’accès sur les présences permet de mieux connaître la productivité des employés et de réduire le temps nécessaire au traitement et au crédit des salaires. L’automatisation du suivi du temps et des présences permet à vos employés ou étudiants de rester responsables de leurs propres performances, élimine les estimations de temps et les erreurs et garantit que chacun est rémunéré aussi précisément que possible.
Avec la bonne solution en place, le système de suivi du temps et des présences est facile à mettre en place et à utiliser, avec un besoin minimal d’assistance. L’utilisation de cartes d’identité à code-barres ou à bande magnétique permet d’alléger le système en réduisant les fraudes et en évitant les formalités administratives. Gérez votre personnel plus efficacement pour maximiser la productivité tout en réduisant la charge pesant sur les RH, la paie et le personnel informatique.
Quels sont les principaux avantages d’un système de suivi du temps et des présences ?
Un système de suivi du temps et des présences offre les avantages suivants en termes d’économies :
- Exactitude – Éliminez les inexactitudes des feuilles de temps et les registres d’heures falsifiés grâce à la saisie automatisée des données.
- Simplicité – Enregistrez toutes les informations pertinentes en glissant ou en scannant simplement une carte.
- Efficacité – Réduire le temps nécessaire au traitement des données de temps et de présence.
- Productivité – Gérez le temps et les performances de vos employés pour optimiser leurs capacités.
Qu’est-ce que le suivi du temps et des présences ?
Dans un monde idéal, chaque employé arrive à l’heure au travail et chaque étudiant assiste à tous les cours. La réalité des choses est malheureusement tout autre et il est nécessaire pour toute organisation de disposer d’outils permettant de suivre rapidement et facilement le temps et les présences. Grâce à l’utilisation de différentes technologies de numérisation, vous ne devez plus perdre de temps à gérer des cartes perforées ou des documents d’appel.
La première étape de tout système de suivi des présences consiste à fournir à chaque personne que vous allez suivre un identifiant unique qui peut être scanné. Vous avez peut-être déjà délivré des badges d’employés ou des cartes d’étudiant et, pour autant qu’ils soient munis d’un code-barres, d’une bande magnétique ou d’une puce électronique, vous pouvez également les utiliser pour le suivi des présences. Si vous ne disposez d’aucun type de carte d’identité, une simple imprimante de cartes est un moyen facile de créer des cartes avec des codes-barres. Les cartes d’identité personnalisées dissuadent les utilisations frauduleuses et accélèrent l’ensemble du processus. Une fois que tout le monde aura un identifiant unique, nous pourrons commencer le suivi.
Puisque vous allez suivre la fréquentation d’un lieu ou d’un événement donné, vous devrez déterminer le nombre et l’emplacement de vos postes d’enregistrement. Une station d’enregistrement est l’endroit où l’utilisateur scanne son identité et enregistre sa présence. Une station peut être un PC de base avec un lecteur ou un terminal indépendant. Un terminal peut être placé dans des endroits où un PC normal ne peut pas être installé et il est possible d’intégrer des scanners et des lecteurs. Qu’il s’agisse d’un PC ou d’un terminal, tous deux exécutent un logiciel qui enregistre et gère toutes les données de chronométrage et de présence. Ces systèmes peuvent être des stations de collecte par lots ou être mis en réseau pour fournir des mises à jour en temps réel.
Le logiciel utilisé sur chaque poste déterminera en fin de compte la manière dont vous suivrez les présences et les détails. Au minimum, un système enregistrera l’identifiant de l’utilisateur et une heure, mais des informations plus détaillées peuvent également être enregistrées. Dans le cas de la présence d’un étudiant, vous pouvez avoir besoin de suivre également l’ID de la classe, le numéro de la salle et le professeur. Dans un environnement de production, il se peut que vous souhaitiez savoir à quel poste un utilisateur s’est enregistré, dans quelle zone de travail il se trouve ce jour-là et à quelle tâche il a été affecté. Quel que soit l’environnement, votre logiciel de suivi devra prendre en compte toutes les données que vous devez enregistrer. La plupart des logiciels sont très flexibles à cet égard et des options entièrement personnalisables sont même disponibles.
La dernière préoccupation de tout système est l’intégration avec d’autres systèmes. Toute application de gestion des présences sera en mesure d’exporter toutes ses données pour un traitement ultérieur, comme la paie et la comptabilité, mais une plus grande connectivité est également possible. De nombreuses applications de suivi des présences seront liées à un système de contrôle d’accès à un bâtiment ou à un système de travail en cours pour recueillir des informations sur les performances et la responsabilité des employés. Avec le logiciel approprié en place, une application de gestion du temps et des présences peut être totalement intégrée à n’importe quel processus d’entreprise pour une plus grande efficacité.
De quoi devez-vous tenir compte lorsque vous créez un système de suivi du temps et des présences ?
Pour mettre en place un système de suivi du temps et des présences efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
- Combien de personnes allez-vous suivre ?
- Aurez-vous besoin d’une station d’enregistrement automatisée ou gérée ?
- Suivez-vous les invités en même temps que vos employés/étudiants ?
- Utiliserez-vous une bande magnétique ou un code-barres sur la carte d’identité ?
- Avez-vous déjà mis en place des cartes d’identité ?
- Aurez-vous besoin d’une intégration avec d’autres systèmes ? Contrôle d’accès, travaux en cours (WIP), comptabilité ?
- De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
Quels sont les composants d’un système de suivi des temps et des présences ?
Les systèmes de suivi du temps et des présences consistent en une combinaison de plusieurs composants :
- Logiciel de suivi du temps – Le logiciel de suivi est le cerveau de votre système et détermine les détails que vous suivez et la manière dont vous pouvez établir des rapports à partir du système. Votre besoin de compatibilité avec d’autres systèmes et de prise en charge du type d’identification que vous utilisez déterminera le logiciel le mieux adapté à votre entreprise.
- Terminal fixe – Bien qu’un PC puisse faire un travail similaire, les terminaux entièrement intégrés permettent de gagner de l’espace et de disposer d’une solution totalement autonome. Beaucoup d’entre eux sont équipés de scanners et de lecteurs intégrés pour constituer une station complète de suivi des présences.
- Lecteur de codes-barres, de MagStripe ou de Prox – Afin de suivre avec précision une personne, vous devez disposer d’un moyen de lire son identité. En fonction de la technologie utilisée sur vos cartes d’identité, une variété de lecteurs faciles à utiliser peuvent être mis en œuvre dans un système de suivi des présences.
- Imprimante pour cartes d’identité – Chaque employé ou étudiant a besoin d’un identifiant unique pour être suivi. Une imprimante de cartes d’identité vous permet de créer des cartes sécurisées et adaptées aux besoins de votre entreprise.