Défi à relever
Comme d’autres organisations de soins de santé, Mercy Health System était préoccupé par les résultats de l’étude de 1999 publiée par l’Institute of Medicine, « To Err is Human », qui citait les erreurs de médication comme la huitième cause de décès aux États-Unis. Les administrateurs de Mercy, basé à St. Louis, le neuvième plus grand système de soins de santé à but non lucratif du pays, soupçonnaient que toutes les erreurs de médication que ses hôpitaux avaient subies étaient moins attribuables à l’erreur humaine et plutôt plus probablement le résultat de processus internes inadéquats.
Mercy a décidé de jouer un rôle de chef de file dans la réduction des erreurs de médication dans ses installations. « Nous avions besoin d’un moyen de nous assurer que le bon patient reçoit le bon médicament à la bonne dose au bon moment », a déclaré Curtis Dudley, directeur exécutif de la gestion de l’optimisation pour Resource Optimization & Innovation (ROi), la division opérationnelle de la chaîne d’approvisionnement de Mercy. « Nous pensions que la plupart des erreurs de médication pouvaient être évitées en centralisant les opérations de la chaîne d’approvisionnement et en mettant en œuvre des solutions technologiques telles que le codage à barres. »
En réponse, des représentants d’un certain nombre de domaines fonctionnels au sein de Mercy, y compris les soins infirmiers, la pharmacie, les opérations de la chaîne d’approvisionnement et l’informatique, ont mis leurs têtes ensemble pour développer un moyen plus efficace de suivre les médicaments tout au long de la chaîne d’approvisionnement – de l’entrepôt à la pharmacie de l’hôpital, les étages de soins infirmiers et, éventuellement, le patient.
De plus, comme les pharmaciens devaient passer une grande partie de leur temps à vérifier que les bons médicaments étaient retirés des tablettes de la pharmacie, ils avaient peu de temps pour interagir avec les médecins et les patients. Mercy espérait que la normalisation du processus d’expédition des produits pharmaceutiques permettrait à ses pharmaciens de passer plus de temps à utiliser leur expertise pour les soins aux patients et moins de temps sur les tâches administratives.
Solution
En 2001, dans le cadre d’un effort à l’échelle de l’organisation visant à réduire les erreurs de médication et à améliorer les résultats pour les patients, Mercy a formé le programme Mercy Meds, une initiative innovante de sécurité clinique des patients axée sur la chaîne d’approvisionnement qui dessert les 20 hôpitaux de Mercy situés dans l’Oklahoma, le Kansas, le Missouri et l’Arkansas. Le programme a été conçu pour permettre à Mercy de distribuer toutes ses fournitures médicales et pharmaceutiques à partir d’un seul centre de services consolidés basé à Springfield, au Missouri, ce qui a permis de rationaliser le flux de travail, d’augmenter la productivité et de réduire les erreurs de médication.
Après avoir soigneusement examiné les besoins technologiques de Mercy Meds, Mercy a choisi des imprimantes de Zebra Technologies pour produire ses étiquettes de code à barres. Mercy avait précédemment utilisé des imprimantes Zebra dans ses opérations de chaîne d’approvisionnement et les a trouvées durables et faciles à utiliser. L’organisation a déployé les imprimantes Z4M et TLP 3844-Z de Zebra dans son installation de distribution principale – pour générer des étiquettes de médicaments et de fourre-tout sur étagère, à dose unitaire – et dans tous ses quais de réception pour produire des étiquettes de suivi des expéditions. L’imprimante TLP 3844-Z s’adapte à une variété de tailles d’étiquettes et est utilisée pour créer des étiquettes de code à barres pour les produits que le fabricant n’a pas codés à barres ou pour remplacer les codes à barres qui ne seront pas numérisés.
« Étant donné que notre programme est axé sur la sécurité des patients, il était essentiel que nous choisissions des imprimantes fiables et de haute qualité qui produiraient des codes à barres clairs avec un taux de balayage élevé », explique Dudley. « Nos imprimantes Zebra se sont avérées être des bêtes de somme – générant des milliers d’étiquettes chaque jour tout en produisant constamment des étiquettes nettes et hautement scannables et ne nécessitant qu’un entretien minimal. »
Lorsque les médicaments arrivent au centre de service, le personnel reconditionne les comprimés ou les capsules en doses unitaires, puis applique des étiquettes à code à barres sur les emballages de dose unitaire. Si quelqu’un dans la pharmacie de l’hôpital local scanne l’étiquette du code à barres sur une étagère qui est faible sur l’inventaire pour un médicament spécifique, un ordre de réapprovisionnement pour ce médicament est déclenché. Les armoires à médicaments automatisées sur le plancher des soins infirmiers génèrent également une demande de réapprovisionnement lorsque l’inventaire atteint un minimum prédéterminé.
Une fois l’ordre de réapprovisionnement reçu dans le centre de service, une étiquette fourre-tout codée à barres contenant les informations d’exécution de la commande est générée. Un manutentionnaire de matériaux scanne l’étiquette fourre-tout et retire les emballages de dose unitaire requis de l’étagère et les emballe dans le fourre-tout destiné à l’hôpital. Une étiquette de suivi à code à barres est appliquée au fourre-tout, permettant de suivre la commande du centre de distribution au site de l’hôpital. « Lorsque l’hôpital reçoit le fourre-tout, les médicaments peuvent aller du camion de livraison aux armoires à médicaments sur les planchers des patients sans s’arrêter entre les deux, ce qui est un énorme économiseur de temps », explique Doreen Northrup, directrice des services pharmaceutiques chez Mercy.
Résultats
Alors que les pharmaciens de Mercy passaient autrefois beaucoup de temps à vérifier les médicaments, ils peuvent maintenant consacrer plus de temps aux soins aux patients. Ils sont en mesure de consulter des médecins et des cliniciens et de les aider à choisir le meilleur médicament pour le patient. Par exemple, le pharmacien peut recommander de traiter une affection avec une dose orale au lieu d’une solution iv ou d’un médicament, ce qui peut réduire les coûts et conduire à de meilleurs résultats pour le patient. « Nous avons doté nos cliniciens d’un processus qui garantit qu’ils fournissent des soins de qualité de manière très sûre aux patients », a déclaré Gene Kirster, directeur de l’exploitation de ROi.
Mercy Meds a également permis à Mercy de s’assurer que le bon patient reçoit le bon médicament à la bonne dose au bon moment – un objectif clé du programme. « Nous estimons que nous avons évité plus de 17 000 erreurs de médication potentielles chaque année, ce qui équivaut à des économies d’environ 14 millions de dollars par année sur les coûts des litiges et des traitements », explique M. Kirster.
La possibilité de reconstituer automatiquement les stocks et de réduire la quantité de produits expirés est également un grand avantage pour Mercy. « Nous sommes en mesure de gérer les stocks de manière plus stratégique dans l’ensemble de l’organisation et de conserver les produits dans les endroits où les besoins sont les plus grands », déclare John Black, vice-président de la chaîne d’approvisionnement pour ROi. De plus, dans le cas d’un rappel de produits, le personnel peut rapidement localiser et extraire les produits rappelés, ce qui contribue à assurer la sécurité des patients.
Aujourd’hui, les hôpitaux mercy reçoivent un envoi par jour du Consolidated Services Center pour tous leurs médicaments et fournitures médicales – une amélioration significative si l’on considère que dans le passé, chaque hôpital pouvait recevoir plusieurs envois de plusieurs fournisseurs chaque jour. « Depuis la mise en œuvre de Mercy Meds, nous avons amélioré la précision d’expédition de 50% et augmenté la productivité du travail de 20% », explique Black.
Dans un proche avenir, Mercy prévoit d’étudier l’application du modèle Mercy Meds à ses produits médicaux et chirurgicaux. Entre-temps, l’organisation continue de se concentrer sur sa mission de prestation de soins cliniques compatissants et de haute qualité. « Il est satisfaisant de savoir que Mercy est suffisamment préoccupée par la sécurité de ses patients pour investir dans des initiatives comme Mercy Meds », dit Kirster. « En fin de compte, le programme a permis aux soignants de passer plus de temps à faire ce qu’ils font le mieux pour prendre soin des patients. »