Abandon de l’horloge de poinçon obsolète
Les enregistreurs de données de MadgeTech sont utilisés dans le monde entier pour surveiller et enregistrer une vaste gamme de variables, de la température et de l’humidité au niveau de l’eau, en passant par la tension et plus encore. L’entreprise emploie un total de 32 personnes.
Pendant des années, MadgeTech s’est appuyée sur une horloge à poinçon mécanique avec des cartes de temps en carton pour suivre le temps de ses employés salariés à 10 heures et à temps partiel. Malheureusement, ce système a créé des problèmes pour les employés qui poinçonnent leurs cartes de temps, ainsi que pour les gestionnaires qui essaient d’additionner les heures du personnel.
« Avec l’ancienne horloge, les cartes de temps devaient être alignées exactement pour le punch », a déclaré Jon Moriarty, directeur de la fabrication pour MadgeTech. « C’était beaucoup trop facile de frapper les mauvaises lignes, et ce n’était pas si facile d’utiliser l’horloge correctement. »
Étant donné que les heures sur les cartes n’étaient pas calculées automatiquement, l’employé responsable de la paie devait passer au moins quatre à cinq heures par semaine à additionner manuellement le temps de chaque employé.
Ajout au bip d’un code à barres
MadgeTech a installé la solution de codes à barres standard WaspTime, qui comprenait un logiciel de temps et de présence, ainsi qu’une horloge de temps de lecture de codes à barres Wasp. Chaque employé a reçu une carte de crédit avec un code à barres imprimé au versa. Les employés entrent et sortent en balayant simplement leurs cartes à travers le lecteur de codes à barres. Le logiciel WaspTime vérifie automatiquement l’horloge de temps et collecte des « poinçons », tabulant avec précision les heures travaillées.
Le gestionnaire qui s’occupe de la paie a maintenant besoin de moins d’une demi-heure pour examiner le temps hebdomadaire de l’ensemble du personnel. Elle remet simplement le rapport de temps à Moriarty le lundi matin pour approbation, et le processus est terminé.
Sauver des milliers de personnes et responsabiliser les employés
MadgeTech a immédiatement commencé à économiser du temps et de l’argent avec WaspTime. Premièrement, l’employée qui s’occupe de la paie a besoin d’au moins quatre heures de moins par semaine pour s’acquitter de ses fonctions. À lui seul, cela se traduit par des économies de plus de 3 000 $ par année, a déclaré M. Moriarty. De plus, cette employée peut maintenant consacrer son temps à des tâches de plus grande valeur dans les domaines de la comptabilité et des ressources humaines.
« Une petite entreprise comme la nôtre exige que les employés portent plusieurs chapeaux. L’automatisation du processus de chronométrage pour permettre à un employé clé d’économiser quatre heures par semaine se traduit par de véritables économies de dollars pour nous », a déclaré Moriarty. « Il ne s’agit pas d’économies de coûts imaginaires. Ce sont des heures réelles qui peuvent maintenant être appliquées à des tâches plus rentables. Et dans l’environnement d’aujourd’hui, l’efficacité et la productivité sont très importantes.
Le système simplifie également les tâches importantes de suivi du temps pour les employés. Par exemple, les employés salariés à temps partiel doivent travailler un nombre minimum d’heures par semaine pour maintenir les avantages sociaux. Dans le passé, il n’y avait aucun moyen fiable de s’assurer qu’ils répondaient à cette exigence. Avec WaspTime, leurs heures sont suivies automatiquement, et Moriarty peut exécuter un rapport simple pour vérifier leur temps.
De plus, MadgeTech offre à ses employés des horaires flexibles, leur permettant de travailler des heures supplémentaires certains jours afin qu’ils puissent partir plus tôt en cas de besoin. Cette politique est populaire auprès des employés, qui veulent constamment savoir combien d’heures ils ont travaillé dans la semaine. Avec le module PC Punch inclus de WaspTime, les employés peuvent rapidement et facilement se connecter sur un PC local pour afficher leurs heures actuelles. Cela permet aux gestionnaires et aux employés de gagner du temps, car ni l’un ni l’autre ne doit passer au crible les cartes de temps pour déterminer leur temps hebdomadaire.
Étant donné que le processus de chronométrage a été automatisé, les erreurs ont été éliminées du côté des employés et des gestionnaires.
« Nos employés préfèrent WaspTime à l’ancienne horloge », a déclaré Moriarty. « Il faut un simple coup de carte, et il est impossible de faire une erreur. Nous ne voudrions certainement pas revenir à l’ancienne horloge. Maintenant, nous ajoutons deux employés supplémentaires au système, ce qui ne fera qu’augmenter nos économies.