Depuis 1960, le service de police du comté de Suffolk de Long Island a accumulé des prix et acquis une reconnaissance nationale, grâce à son système de suivi des preuves de haute technologie et à l’accent mis sur son amélioration continue. Depuis que le système de suivi a été mis en place en 1960 – après que les cinq villes occidentales du comté de Suffolk, Dans l’État de New York, ont décidé de fusionner leurs services de police en une seule unité – il a été une source de fierté pour le département de police du comté de Suffolk.
Situé à Long Island, à environ 70 miles à l’est de Manhattan, le département de police du comté de Suffolk a compétence sur 560 miles carrés, protège 1,4 million de résidents et recueille entre 70 000 et 75 000 éléments de preuve chaque année.
« En 43 ans, nous n’avons jamais perdu un élément de preuve », a déclaré l’agent Michael Beam, l’agent de contrôle des armes à feu et des stupéfiants qui travaille à la Section des biens.
En raison de sa réputation remarquable, la section des propriétés du comté de Suffolk a remporté de nombreux prix et une reconnaissance nationale. Il a été présenté dans le programme « Curators of Crime » de Discovery Channel et est utilisé comme exemple dans des séminaires organisés par l’Association internationale pour la propriété et la preuve. Des représentants de plus de 30 organismes d’application de la loi se sont rendus dans le comté de Suffolk pour apprendre comment améliorer leurs propres procédures de gestion des preuves.
Défi :
Bien que considéré comme l’un des meilleurs du pays, le service de police du comté de Suffolk a fait de l’amélioration des procédures d’identification, de gestion et d’accès à la grande quantité de preuves au sein de son système un processus continu.
En 1988, le comté est devenu le premier du pays à mettre en œuvre le système informatisé de gestion des preuves ACE. Les processus ont été automatisés dans les années 1990 lorsqu’une imprimante d’étiquettes thermiques a été ajoutée au système pour créer automatiquement des étiquettes de preuve et éliminer le besoin d’étiquetage manuel.
À la fin de 2002, la Section des biens immobiliers a commencé à suivre les preuves avec des codes à barres pour la première fois. Dans le cadre de la transition, le Ministère a commencé une mise à niveau de son logiciel original de suivi des preuves basé sur ACE DOS de Techniques logicielles à une version plus récente basée sur Windows appelée WinACE, qui prend en charge la saisie de données sur les codes à barres.
Lorsque les policiers recueillent des éléments de preuve sur les lieux d’un crime, ils les ramènent dans leur quartier respectif, où ils sont signés et enfermés. Les biens perdus ou volés récupérés par les agents sont également soumis à l’enceinte.
Chaque jour, les agents affectés de la Section des biens immobiliers du Ministère recueillent ces articles dans l’enceinte et les apportent dans un entrepôt de 30 000 pieds carrés. Plus de 220 000 articles sont stockés dans l’entrepôt où ils restent intacts jusqu’à ce qu’ils soient libérés, détruits ou demandés par un agent de police ou le bureau du procureur de district. (La plus ancienne facture de preuve dans l’entrepôt provient d’un meurtre non résolu en 1931.)
Chaque boîte, chaque enveloppe, chaque article – d’un petit morceau de verre à un article aussi grand qu’un bateau – doit être étiqueté avant d’être stocké dans l’entrepôt. Onze commis civils au contrôle des éléments de preuve et cinq agents de police ont la responsabilité d’enregistrer les éléments de preuve dans le système, puis de tenir les dossiers et de les protéger jusqu’à ce qu’ils en aient besoin.
Solution :
Les articles ont été étiquetés avec une imprimante matricielle de points jusqu’en 1995, lorsque le ministère a installé sa première imprimante d’étiquettes thermiques, une Eltron QB440 (Eltron International a fusionné avec Zebra Technologies en 1998). La seule imprimante a fonctionné parfaitement, produisant plus de 70 000 étiquettes par an, mais le ministère a décidé d’acheter une nouvelle unité dans le cadre de la mise à niveau de son système.
« L’imprimante que nous utilisions fonctionnait très bien. Nous en avons tiré tout ce que nous voulions et avons décidé d’obtenir une nouvelle imprimante lorsque nous avons mis en place le nouveau système », a déclaré Beam. « Nous ne pouvons pas prendre de risque sur notre équipement. Nous ne pouvons pas arrêter de recueillir des preuves parce que quelque chose tombe en panne.
Avec la fiabilité et la qualité de l’étiquette ses principaux critères, le comté de Suffolk a choisi l’imprimante de transfert thermique Zebra 2746e, qui génère des étiquettes de 4 pouces sur 6 pouces produites par le logiciel WinACE.
« Les codes à barres sont au cœur de WinACE. Ils sont les clés de la précision et de l’efficacité. C’est pourquoi WinACE fonctionne mieux avec une imprimante Zebra », a déclaré Brian Muller, vice-président des techniques logicielles.
« WinACE et l’imprimante Zebra 2746e s’adaptent facilement à la grande variété de formes et de tailles de propriété en permettant plusieurs tailles d’étiquettes. Une fois le code à barres, le logiciel peut facilement maintenir une chaîne de possession à toute épreuve de la création à la disposition finale.
Les étiquettes comprennent un code à barres, un numéro de cas (émis par le comté) et un numéro de facture. Le numéro de facture comprend l’année (04, par exemple), suivie d’un décompte séquentiel commençant par 000001 le 1er janvier et se mettant jusqu’au 31 décembre. Le numéro de facture reviendra à 05000001 le 1er janvier 2005.
Toute la moitié supérieure de l’étiquette affiche le numéro de facture, de sorte que l’article peut être facilement trouvé une fois qu’il est placé dans l’inventaire. Le coin inférieur droit indique la quantité pour ce lot de preuves, et le coin inférieur gauche indique l’endroit où l’article est entreposé dans l’entrepôt.
Mais ce n’est pas parce qu’il y a un numéro de facture qu’il n’y a qu’une seule étiquette à imprimer. Certaines factures arrivent avec un seul article; d’autres, cependant, peuvent venir avec des centaines d’éléments dessus. Dans ces cas, une étiquette doit être imprimée pour chaque article.
Par exemple, les agents sur les lieux d’un accident de véhicule à moteur et de bicyclette rassemblaient le vélo, un casque, un vêtement, une chaussure, une montre, des morceaux de verre et un portefeuille pour leur enquête.
Tous ces articles doivent être incorporés dans la facture. Il y aurait un numéro de facture pour les six articles, et chaque article recevrait une étiquette et serait stocké dans une section différente de l’entrepôt.
Chaque étiquette a un code à barres sous le numéro de facture pour faciliter le suivi automatisé. Des articles tels qu’un petit morceau de verre ou un petit morceau de cheveux sont placés dans une enveloppe avec une étiquette de suivi.
Lorsqu’il est temps d’utiliser les preuves dans un procès, un fonctionnaire du bureau du procureur de district informe la Section des biens fonciers des éléments nécessaires. À l’aide des codes à barres, la section retrace les preuves, qui sont ensuite transmises au tribunal par un agent de la Section des biens ou un enquêteur du bureau du procureur de district.
Les preuves sont signées hors de l’entrepôt avec un balayage de code à barres, qui enregistre le transfert dans le système logiciel.
« La qualité de l’étiquette est absolument parfaite. C’est quelque chose dont vous avez besoin lorsque vous présentez vos preuves au tribunal », a déclaré Beam, qui a noté que les avocats de la défense sont impressionnés par la propreté, le détail et l’organisation des étiquettes de preuve. « Cela permet une meilleure présentation lorsque vous arrivez avec un élément de preuve organisé qui est étiqueté correctement. »
Une fois le procès terminé, les éléments de preuve sont retournés à l’entrepôt, où ils sont numérisés pour mettre à jour les dossiers et stockés jusqu’à ce que la Section des biens immobiliers soit ordonnée d’en disposer.
Résultats :
Le comté de Suffolk a atteint son objectif d’améliorer ce qui était déjà un excellent système. Avec le système basé sur DOS, il faudrait environ deux heures pour retrouver les articles dans l’entrepôt. Avec le codage à barres et le nouveau système windows, le temps de recherche est réduit à 15 secondes.
L’impression d’étiquettes s’est également améliorée. Le 2746e a une vitesse d’impression supérieure de six pouces par seconde et dispose d’une fonction d’autodiagnoscation qui informe l’opérateur de l’usure de la tête d’impression. Le comté de Suffolk compte à nouveau sur une seule imprimante Zebra pour produire les plus de 70 000 étiquettes de preuves et factures dont il a besoin chaque année.
« Dès le premier versement, la qualité, la clarté et la propreté de l’étiquette ont dépassé nos attentes », a déclaré Beam. « Les étiquettes ne se détachent pas, et il n’y a aucun problème avec la machine à imprimer les nombreuses étiquettes dont nous avons besoin. De plus, il est facile de changer le ruban et d’alimenter le papier dans la machine.
Le nouveau système offre plus de commodité qu’auparavant, sans sacrifier la fiabilité ou l’exactitude pour laquelle les opérations de gestion des preuves du comté sont connues. La nouvelle imprimante Zebra offrait les mêmes qualités. La confiance continue du comté de Suffolk est une preuve solide de la capacité de Zebra à répondre aux exigences les plus exigeantes.