Pour la plupart des entreprises, les erreurs de suivi des stocks sont importantes, mais rarement des situations de vie ou de mort. Pour le département du shérif du comté de Lake (Ill.), cependant, « vie ou mort » prend un nouveau sens. Pour gérer toutes ses preuves criminelles, les effets personnels des victimes et les objets perdus, ce département du shérif s’est tourné vers le codage à barres pour s’assurer que rien n’est mal placé ou mal étiqueté.
Défi à relever
Une fois que les preuves sont reçues à l’installation de preuve du département du shérif du comté de Lake, elles doivent être entrées dans le système pour identifier ce qui est en inventaire et comment elles y sont arrivées. Traditionnellement, après avoir scellé un article dans un sac de preuves, l’agent remplissait un formulaire manuscrit pour demander que les articles soient soumis au contrôle des biens. Le formulaire de contrôle de la propriété comprenait tous les renseignements essentiels sur l’article : le numéro de dossier, la nature de l’incident, l’heure et la date à laquelle l’article a été recueilli, le lieu de l’infraction, l’endroit où l’article a été recueilli (s’il est différent), le nom de la victime ou du suspect, les renseignements sur le propriétaire (dans le cas de biens volés) et un numéro d’identification fourni par l’agent pour enregistrer séquentiellement les nombreux articles individuels récupéré à chaque scène. Enfin, l’agent inclurait une brève description de la preuve elle-même. En plus d’être une tâche qui prend du temps – un nouveau formulaire devait être rempli pour chaque élément – l’information sur ce formulaire n’était valide que dans la mesure où la lisibilité de l’écriture manuscrite de l’agent. Après avoir soumis le formulaire, les informations seraient ensuite saisies manuellement dans le système, ce qui réduirait encore plus la probabilité de validité complète.
De plus, chaque fois que l’élément est déplacé, que ce soit à l’entrée et à l’extérieur du ministère ou entre les agents, l’action devrait être saisie dans un grand livre. L’information contenue dans le grand livre était périodiquement entrée dans le système. Les personnes qui cherchaient à retracer les étapes d’un article devaient parcourir le terminal informatique et fouiller physiquement dans le grand livre, en espérant que tous les mouvements avaient été enregistrés avec précision, complètement et en temps opportun.
Le département du shérif du comté de Lake a reconnu qu’il avait besoin d’un nouveau système de gestion des stocks qui pourrait suivre les preuves à chaque étape, parfois directement depuis le lieu du crime.
Solution
Heureusement pour le département du shérif, il y a Zebra Technologies.
Applications — Suivi des installations de preuves
Au lieu d’entrer à la main tous les renseignements essentiels sur le formulaire, l’agent entre les mêmes données dans un terminal dédié en remplissant les champs à l’écran. Une fois terminé, le système imprime automatiquement une étiquette de code à barres à partir de l’une des quatre imprimantes d’étiquettes de bureau Zebra®. Cette étiquette est placée sur le contenant de preuves, puis scannée avec un scanner portable. L’agent choisit un casier à preuves sécurisé pour un placement temporaire avant le dépôt, puis scanne une étiquette à code à barres sur le casier pour alerter le système de l’emplacement de l’objet.
Lorsque l’article quitte le casier pour un emplacement plus permanent, le gestionnaire immobilier imprime une autre étiquette de code à barres plus petite qui identifie l’emplacement précis où l’objet sera stocké dans l’entrepôt. Cette étiquette, l’étiquette plus grande et l’étiquette de casier sécurisée sont toutes numérisées pour initier le mouvement de l’objet dans le système. Une fois que l’article arrive à l’étagère appropriée, les deux étiquettes sont scannées pour avertir le système que l’article est arrivé à sa destination finale.
Suivi des preuves sur place :
Les agents du département du shérif de Lake Country peuvent désormais prévenir la contamination des preuves sur les lieux du crime. Les détectives peuvent maintenant travailler sur les lieux avec un ordinateur portable alimenté par batterie et une imprimante d’étiquettes mobiles à piles Zebra pour s’assurer que les preuves sont étiquetées et sécurisées immédiatement. À son retour à la station, les données de l’ordinateur portable sont téléchargées dans le système et les preuves sont saisies dans le contrôle des biens.
« Avec le codage à barres, la gestion du flux de preuves et d’autres biens à la station est tout simplement automatique. L’imprimante et le système de suivi des preuves sur le terrain sont des sauveteurs », a déclaré le sergent Scott Robin du département du shérif du comté de Lake. « Lorsque nous nous rendez sur les lieux d’un crime majeur, nous devons parfois suivre 200 articles ou plus sans prise de courant ni même sans voiture à proximité pour les utiliser comme source d’alimentation. Sur le terrain, nous faisons face à tous les types de climat, y compris la pluie, la neige et les températures glaciales. Nous avons besoin de quelque chose d’extrêmement durable et adapté aux conditions robustes, et l’imprimante portable Zebra répond définitivement à nos besoins.
Résultats
La combinaison d’imprimantes mobiles de bureau et portables a permis au département du shérif du comté de Lake de surveiller avec succès le mouvement de chaque élément de preuve sans la lourdeur des livres de registre, la norme de facto de la communauté de lutte contre la criminalité à ce jour.
La plupart des imprimantes mobiles sont des modèles thermiques directs, ce qui signifie que la sortie de l’étiquette ou de la réception est conçue pour durer un mois ou deux. Zebra fabrique également une imprimante mobile à transfert thermique, qui produit des étiquettes de qualité archivistique qui peuvent rester en preuve en attendant des années pour un procès, si nécessaire. Pour assurer la durabilité de l’étiquette dans les applications d’imprimante de bureau et mobile, ils ont spécifié le stock d’étiquettes Trans Matte 3000 de Zebra , une étiquette en papier enduit lisse avec un adhésif toutes températures, précieux pour les conditions extérieures.
L’amélioration des processus, la précision du suivi, les économies de temps et la sécurité accrue sont les objectifs et les résultats de ces systèmes. Avec le codage à barres, la gestion du flux de preuves à la station est tout simplement automatique.
Le paquet a été un tel succès, des solutions similaires apparaissent dans les services de police et de shérif à l’échelle nationale, y compris Battle Creek, Michigan, Anne Arundel County, Maryland, et le comté de Rochester, New York. Récemment, les appareils Palm® OS portables de Symbol Technologies ont été utilisés comme alternative plus compacte aux ordinateurs portables de terrain.